Anforderungen formulieren - Best practices

Eigentlich ist es nicht schwierig, die grundlegenden syntaktischen und grammatikalischen Bedingungen anzuwenden:

Formulierungen im Aktiv
Auch wenn es nicht nach superkorrektem Formaldeutsch klingt:

• Richtig: „Der Benutzer markiert die freizugebenden Einträge und bestätigt die Freigabe“ 
• Behördendeutsch: „Durch die Markierung und anschließende Bestätigung initiiert der Benutzer die Freigabe“

Ungenauigkeiten vermeiden
Vermeiden von Abschwächungen und ungenauen Quantifizierungen, zur Abschreckung:

• „Das neue System muss alles können, was das alte System auch konnte“
• „Das System verschickt die Reports in der Regel täglich“
• „Grundsätzlich zeigt das System dem Benutzer nur aussagekräftige Fehlermeldungen“

Einfache, klare Sätze

• Richtig: „Das System zeigt... Der Benutzer gibt ein...“
• Falsch: "Nachdem das System die Liste anzeigt, gibt der Benutzer einen Suchbegriff zur Verfeinerung ein" 

Hier empfiehlt sich der Translator-Test: wenn es so einfach ist, dass man es z.B. mit Google Translate vom Deutschen ins Englische übersetzen kann, ohne dass es zu peinlich wird, dann ist es einfach genug! Abgesehen davon, dass Sie vielleicht nicht jedem Übersetzungsdienst sagen möchten, womit Sie sich gerade beschäftigen...


Priorität und Verbindlichkeit

Pro Anforderung festlegen:

• Richtig: Soll, Muss, Kann
• Falsch: „Das System sollte das jeweils aktuelle Datum auf jede Seite des Reports ausgeben“ - die Klassifizierung kann sich schneller ändern, als Sie die Grammatik anpassen können!

Soweit – so einfach. Im Prinzip.

In der Praxis muss man meist Fachleuten mit tiefem Fachwissen solche einfachen Regeln immer und immer wieder nahebringen, oft verwechseln gerade ungeübte Anwender epische Romantexte mit nützlichem Informationsgehalt.
Und: interessante Nebensatzkonstruktionen sollte man Herrn Kafka und Kollegen überlassen.